新たにテレワーク(リモートワーク)を導入しようとする事業者や、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて急いでテレワークを導入したものの、導入について十分な検討をする時間がなかった事業者向けに、テレワークに伴って生じうる人事評価・労務・法務・情報セキュリティに関する問題点を簡単に記載致します。今回は、テレワーク導入にあたって、従業員とどのようにコミュニケーションをとればいいのかについてご紹介致します。
従業員とのコミュニケーションの経路を持つ
導入時には説明会(個別でも全体でも可)を行い、導入後には相談窓口を設けると良いです。常に従業員との間のコミュニケーションができる経路を持つことが重要です。「相談すれば対応してくれる」と従業員が捉えているかどうかで、主体性はもとより違反や隠蔽の数も変わってくると考えられます。
説明会と相談窓口
説明会
制度のテスト時と聖騎士導入時には、対象となる従業員に向けて説明会を実施することが有効です。情報セキュリティの観点からは、制度の意図を伝えることで従業員の納得感を高めることがルールの順守を徹底させる上で大きな効果を発揮します。「導入手順書」の下記の記述も参考になります。
研修等説明会の開催
テレワーク実施者やその上司・同僚に対して、研修等の説明会を開催し、導入教育を行います。盛り込む内容は
- テレワークの目的・必要性を理解する
- テレワーク時の体制について理解する
- テレワーク時のツールを操作できるようにする
上記等です。①では、テレワーク実施者の周囲の上司・同僚から理解を得ることが重要になります。
なお、説明会はテレワークの制度自体を説明するもので、教育施策とはひとまず分けて考えます。実施順序としては、事前に教育を行っておくと、説明会の説明内容を深く理解してもらうことが出来ていいです。
相談窓口
制度の導入後には相談窓口を設け、テレワークの円滑な導入とトラブル回避に対応します。新しい制度の導入時には想定外の事象が必ず生じるものです。テレワークにおいては使い慣れていないツールを使用しなければならない場面も想定されます。ツールの不適切な利用による情報セキュリティリスクを早期に発見する意味でも、相談窓口の設置は優先度の高い施策です。
留意点としては、相談窓口への相談件数が過大になる恐れがあります事前にQ&Aページ等を作成して、まずはそちらに誘導する等の対応を検討しましょう。
まとめ
上記までにご紹介致しました通り、テレワークを実施については情報セキュリティについて頭を抱える方も多いのではないでしょうか。企業はテレワークの情報セキュリティへの対応が必要となります。テレワークの推進には、就業規則等の制度面だけでなく、従業員のＩＴリテラシー向上も必要です。