今回はバックオフィス業務である経理の日々の会計処理、会計帳簿の作成についてご紹介致します。会社の経営において欠かせないのが帳簿の作成です。会計帳簿の役目は、日々の取引を把握し、会社の経営状態を見えるようにすることにあります。ここでは、経理・会計担当者がおさえておくべき帳簿の基礎を解説します。帳簿をつけることによるメリットや帳簿の種類、帳簿の保存期間なども知っておきましょう。これから経理担当者として働きたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。今回はそんな特別な経費で気を付けることについてご紹介致します。
会計帳簿を作成する
会計帳簿は、会社によって作成する種類が異なります。
- 業務の内容
・会計ソフトからのアウトプット - 作成する書類
・総勘定元帳
・補助簿
・工事別原価表等
- 日々の取引を仕訳する
日々の取引を、会計ソフトに入力する - 総勘定元帳を作成する
全ての取引が勘定科目ごとに分類される - 部門別元帳や補助元帳、補助記入帳を作成する
勘定元帳の内容を補完するもの - 合計残高試算表を作成する
全ての勘定科目の推移と残高を月ごとにまとめたもの - 決算修正仕訳をする
正しい期間損益を計算するために、決算時にのみ行われる修正仕訳 - 決算書を作成する
１会計期間の最終的な損益と財務状態を表す一覧表 - 税務申告書を作成する
１事業年度の利益に対する税額を計算し、申告する
会計帳簿の基本を知る
- 会計帳簿とは
会社は利益を獲得するための営業活動を行います。会社の活動に伴い、現預金など資産は増加したり減少したりを繰り返します。会計帳簿とは、会社の資産の動きを「円」という貨幣で記録し、経営状況を明らかにするための書類です。会計帳簿には、会社全体の事業活動を記録する「主要簿」と特定の科目だけの動きを記録する補助簿」とがあります。主要簿には、日々の取引を記録する「仕訳日記帳」や1年間の全ての取引を勘定科目ごとにまとめた「総勘定元帳」などがあります。作成する補助簿は会社によってまちまちですが、「現金出納帳」「売掛金台帳」「買掛金台帳」「商品受払簿」「部門別元帳」などは一般的です。 - 総勘定元帳とは
1会計期間に行ったすべての仕訳を勘定科目ごとに転記し、科目ごとの動きが分かるように作成したものです。「取引年月日」「相手科目」「取引金額」「取引内容」を転記したら、今度はその科目ごとに残高を計算します。手書きで作成するのは大変ですが、会計ソフトを利用すれば自動で計算してくれます。会社が行ったすべての取引が記録されるので、総勘定元帳を見ると、事業活動の概要と歩んだ歴史がわかります。 - 補助簿とは
総勘定元帳は会社全体の動きを記録したものですが、特定の勘定科目や部門の動きをさらに詳しく記録し、一目で残高が分かるように作成したものが補助簿です。補助簿は総勘定元帳を補完するために作成するもので、特に法律で決められたルールはありません。補助簿には、補助元帳と補助記入帳がありますが、作成する補助簿は会社が自由に決められます。主な補助簿には次のようなものがあります。
補助記入帳の種類 内容 現金出納帳 小口の金庫ごとに、入出金と残高を記録する 仮払い帳 担当者ごとに、仮払いと清算の履歴を記録し、残高を管理する 補助元帳の種類 内容 売掛金台帳 得意先ごとに売掛金の発生と入金を記録し、残高を管理する 買掛金台帳 取引先ごとに買掛金の発生と支払いを記録し、残高を管理する 工事別減価表 会計期間にとらわれず、工事ごとの損益を計算する 部門別元帳 会社全体の損益とは別に、支店や営業所、店舗、部署ごとの損益を計算する
補助簿を作成するときは、あらかじめ補助番号や部門番号を登録してお気、勘定科目と一緒に会計ソフトに入力します。また「工事別原価表」を作って工事ごとの損益を把握したいときは、あらかじめ会計ソフトにPJコードを登録してお気、仕訳するときに一緒に入力しますほとんどの会計ソフトには、これらの機能がついているので、会計ソフトを上手に活用します。
まとめ
今回はバックオフィスである経理業務の会計帳簿の作成について説明をしましたがいかがでしたか。会計帳簿とは、会社法によって作成が義務付けられている帳簿のことです。 会社の財産に影響を及ぼす日々の資金の動きを詳しく記載するもので、社内の経理処理はもちろん、決算書の貸借対照表などを作成する際にも欠かせません。 会計帳簿に必要な項目は、日付、取引相手、取引内容、目的、金額になります。これらの項目が、誰が見ても分かるように記載されている必要があります。管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。そういったお金の管理の仕事を円滑に行うには、簿記の資格取得がおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、経理担当としての成長を願うなら資格取得や複業で他社の業務に携わってみてはいかがでしょうか。