新たにテレワーク(リモートワーク)を導入しようとする事業者や、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて急いでテレワークを導入したものの、導入について十分な検討をする時間がなかった事業者向けに、テレワークに伴って生じうる労務・法務・情報セキュリティに関する問題点を簡単に記載致します。今回は、テレワーク(リモートワーク)の導入手順の詳細についてをご紹介致します。
テレワーク(リモートワーク)導入手順の詳細
前回の記事を読んでいない方はまず下記を読んでいただけると理解しやすいかと思います。
[blogcard url="https://haranuud.com/jinji-business/telework-remote-work-installation-procedure-doubt/"]
テレワーク導入フロー
テレワークを導入するにあたっては、下記のような導入フローを踏むことが一般的です。それぞれについて詳細な説明を行っていきます。
①導入目的の明確化
テレワークを導入する目的は企業によって様々です。従業員の育児や介護といったプライベートと仕事の両立を支援するという福利厚生的な位置づけで、事情のある限定された対象者にのみテレワークを導入することもあります。または、主にＩＴ企業では、そもそもオフィスに出社せずとも日々の業務が問題なくできる場合もあり、育児・介護などの上場がある従業員のみに限定せず、全従業員にテレワークを導入したいという企業もあると思います。
また、平時では、特段テレワークを導入しないが、災害時などのＢＣＰ(事業継続計画)のためにテレワークを導入したいという企業もあります。とくに今回の新型コロナウイルス感染拡大に伴い、これまで全くテレワークは行っていなかったが、初めて在宅勤務を導入した又は検討したという気業務少なくないでしょう。
上記のようにテレワークを導入する目的は企業によって異なりますので、自社に導入する目的を明確化することが必要です。
②対象者の決定
上記①で目的を明確化したら、テレワークを導入する対象者を決めます。上記①で決定した導入目的が
「従業員の仕事とプライベート(育児や介護など)の両立支援」であれば、対象者は育児や介護をしている従業員が対象となります。
「会議による拠点間の移動をなくすため」であれば、対象となる会議で拠点間を移動している従業員が対象となります。
このように目的が明確化出来ていれば、対象者も決めることが容易となります。
なお、原則従業員のテレワークを認める場合でも、「接客、販売などの職種は導入が難しい」といったように自社内の業務と照らし合わせて対象部署を選別することも必要なります。
③実施環境の整備
導入目的、対象者が決まると、おおよそのテレワーク導入の規模や予算感、対象者が分かってくると思います。ここでは、対象者の人数や実施規模も考慮に入れて、どういったＩＣＴ機器を導入するのか、会議システムはどのようなツールを使用するのかといった実施環境を、費用面などを鑑みつつ、具体的に検討していくことが必要となります。
④従業員説明・周知
最後に、テレワークの目的、対象者、利用するツール等について従業員に説明し、テレワークへの理解を促す必要があります。テレワーク自体は従業員の短縮などに繋がるため、従業員に不利益な制度とはいえず、従業員からの強い反対にあうということはあまり考えにくいと思われます。しかし、テレワークを認める従業員と認めない従業員が出た場合に反発が生じる可能性があります。また、テレワークにより生じる費用をどうするのかと反発が生じる可能性もあります。
従業員の自宅で作業を行ってもらう在宅勤務などはテレワークに伴う通信費用、水道光熱費を自己負担としてもらう場合もあります。この場合は、説明を丁寧に行い、従業員に理解をしてもらい、十分に納得してもらえるよう努めることが重要です。また、就業規則の変更には従業員代表の意見の聴取も必要となります(労働基準法第90条)。就業規則変更のための意見書の取得もあわせて行ったほうが良いです。
導入目的を明確化することで、自社が導入するテレワークの形態や対象者も決まってきます。社内で認識の相違が生じないよう、しっかりと検討することが重要です。
まとめ
上記までにご紹介致しました通り、テレワーク導入には適切な導入手順で進めることが必要です。まずは、目的の明確化をすることでその後のフローも決まってくるので、目的の明確化をしっかりと行いましょう。