新たにテレワーク(リモートワーク)を導入しようとする事業者や、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて急いでテレワークを導入したものの、導入について十分な検討をする時間がなかった事業者向けに、テレワークに伴って生じうる労務・法務・情報セキュリティに関する問題点を簡単に記載致します。今回は、テレワーク(リモートワーク)の導入手順時に就業規則変更の要否についてをご紹介致します。
テレワーク導入と就業規則の変更
テレワーク時の労働条件が通常勤務時と同じである場合、特段現状の就業規則のママであってもテレワークの導入は可能です。
しかし、実務上はテレワークの実施に伴い、従業員本人に通信費などを負担してもらうこともあります。企業によっては始業・終業時刻を変更したり、テレワークの導入とともに裁量労働制やフレックスタイム制など従来と異なる労働時間制度を導入したりすることもあるかもしれません。労働基準法第15条において「使用者は労働契約を締結する際、労働者に対し、賃金や労働時間のほかに、就業の場所に関する事項等を明示しなければならない」と定められており、労働条件の変更を伴うテレワークの導入の場合には、就業規則の変更が必要になります。なお、記載する事項が多岐にわたる場合等、就業規則とは別に「テレワーク規程」として策定することも可能です。
ただ、今般の新型コロナウイルス等の有事の場合、就業規則の変更手続きを行う時間的な猶予が無いということもあるかと思います。こうした有事お場合、そもそも会社には、従業員の安全を守るという大切な安全配慮義務もあるわけです。就業規則に規定がなかったからといって、従業員の方に在宅勤務などを認めないという選択をすること自体があまり合理的ではないと考えられます。
また、通常こうした有事の際に、従業員に在宅勤務を要請することが労働条件の不利益とまでは言えないと考えられます。そのため就業規則の変更を行う猶予がなかった場合でも、緊急の場合には実施することに大きな問題は無いと考えられます。ただ、就業規則の変更が難しい場合でも、従業員へのテレワークの説明や制度の周知などを通して、合意形成をしておくことは必要です。
テレワーク導入と労働条件通知書の変更
就業規則のほかに労働条件通知書の変更が必要かという論点もあります。会社が従業員と雇用契約を締結した際に労働基準法第15条において、一定の労働条件の明示の義務があります。
書面の交付による明示事項
- 労働契約の期間
- 終業の場所・従事する業務の内容
- 始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交代勤務をさせる場合は終業時転換に関する事項
- 賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締め切り・支払の時期に関する事項
- 退職に関する事項(解雇の事由を含む)
口頭の明示でもよい事項
- 昇給に関する事項
- 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払の方法、支払の時期に関する事項
- 臨時に支払われる賃金・賞与などに関する事項
- 労働者に負担させる食費・作業用品その他に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰、制度に関する事項
- 求職に関する事項
このうち書面の交付によって明示しなければならない事項として「就業の場所」という項目があります。そのためテレワーク勤務に変更するに当たり、労働条件通知書を巻きなおす必要があるかという質問を受けることがあります。
この「就業の場所」については、「雇入れ直後の就業場所を明示すれば足りる」という行政の通達があります(労働省労働基準局長通達平成11年29日基発第45条)。そのため、もし既存の従業員の労働条件通知書に「自宅での勤務を命ずる」といった明示をしていなかったとしても、それ自体は問題はありません。
しかし、これから新しく雇い入れる方については、採用当初から従業員の自宅での業務などが予定されているのであれば労働条件通知書の中に「自宅での勤務を命ずることある」といった文言は入れておくべきです。
なお、既にオフィスで勤務をしている方をほぼ在宅勤務にするといった場合、労働条件の変更にはなるため、出来る限り労働条件通知書上の就業場所を変更して再度明示した方が良いとは考えられます。
ただ、今般の新型コロナウイルスのように、急遽明日から在宅勤務を行う必要があるといったケースでは、なかなか労働上演通知書を再策定して交付して・・・といったことが出来ない場合もあるかと考えられます。こうした場合でも、出来る限りメール・チャットツール等記録が残る形で従業員から合意を得ることで労働条件の変更を行うことが必要と考えられます。
テレワーク規程の記載項目
実際にテレワークのルールを規定化する際には導入の目的、対策者、労働時間、賃金、安全衛生といった項目を落とし込みます。
- 導入の目的
導入の目的は育児・介護等特別な事情にのみ限定をするのが、事情を限定せず認めるのか - 対象者
対象者は育児・介護等特別な事情を持つ方にのみ限定するのか、事情を限定せず認めるのか - 服務規律
テレワーク時特有の機密保持や職務専念義務を明確化する - 労働時間・休憩・休日
労働時間、休憩、休日はこれまでと同じ労働時間制度を使うのか、もしくは裁量労働制やフレックスタイム制度、事業場外、みなし労働時間制度などを使うのか - 時間外・休日労働のルール
時間外、休日、深夜労働の申請のルールを明確化する - 勤怠のルール
遅刻、早退などのルールや、業務開始・終了・休憩の開始・終了の報告方法を明確化する - 賃金
通勤手当の取り扱いや会社独自で支給している各種手当(食事手当等)があればその取扱いを明確化する - 費用負担
テレワークでかかる通信費、水道光熱費などの費用負担関係を明確化する - 安全衛生
テレワーク勤務者にも安全衛生に関する法令が適用される旨や、必要に応じ相談窓口などを明確化する
まとめ
上記までにご紹介致しました通り、テレワークを実施については労働条件の変更がある場合はそれに伴った対応が必要となります。テレワークの推進には、就業規則等の制度面だけでなく、従業員のＩＴリテラシー向上も必要です。この機会にＩＴスキルの可視化を行ってみてはいかがでしょうか？