今回はバックオフィス業務である新卒採用が決まってから入社までに準備することの基本についてご紹介致します。採用活動が終わり、内定を出したあとに必要なのが「入社手続き」です。内定者を選出したあとの流れから、入社までに社内で準備しておくべきポイントまで、採用担当者が知っておくべきことを、長年採用に携わってきた私たちがお話しします。「必要な手続きを失念していた」「書類に不備があった」とならず無事に入社日を迎えるために、今回は、採用事務の基本である新卒採用が決まってから入社までに準備することについてご紹介致します。
新卒採用が決まってから入社までに準備すること
貴重な戦力となる内定者は、期待と同時にたくさんの不安を抱えています。入社日まで丁寧にフォローし、安心して入社できるようにします。
内定者とのコミュニケーション
- 入社日まで期間が空く場合
会社から連絡が全くないと内定者も不安になってしまいます。距離感を保ちつつ、こまめな連絡を心がけます。 - 入社前研修(参加必須)
入社前であっても給料を支払う必要があります。一般的にはない定時に提示した給料の額を日割り・時間割にして支払うことが多いですが、雇用契約を結ぶ前でもあるため、必ずしも契約上の額を支払わなくても問題ありません。ただし、内定者には事前に説明するようにします。
入社時に必要な書類の基礎を知る
- 早めに連絡する
配偶者の扶養に入っていた人などは、配偶者の勤め先で書類の準備に時間がかかることもあるので、早めに連絡します。- 誓約書
- 身元保証書(5年を目途に更新)
- 入社承諾書
- 健康診断書(提出日前3か月以内に受診したもの、もしくは入社後1か月以内に受診)
- 住民票記載事項証明書(内容は会社指定)
- 源泉徴収票(入社の年に給与所得のあった者に限る)
- 給与所得者の扶養控除申告書
- 年金手帳の写し
- 雇用保険被保険者証の写し
- 給与振込口座申請書(社内様式)
- 個人番号通知書または個人番号カードの写し
(扶養家族がいる場合は扶養家族の個人番号に関するこれらの写しも含む) - 通勤経路届(社内様式)
- 必要により、運転免許証、資格証明書、学業成績証明書、卒業証明書の原本提示と写し
まとめ
今回は採用事務の基本である採用が決まってから入社までに準備することについて説明をしましたがいかがでしたか。内定が成立したら、まず書類や事務用品を準備します。書類に関しては、内定の手続きに必要な内定通知書や入社承諾書以外にも、健康保険や雇用保険に関わる書類を用意する必要があります。企業側は、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」と「雇用保険被保険者資格取得届」を提出しましょう。また社員証や制服、ワークデスクの用意も必要です。会社側から新入社員にPCを支給する場合は、前もってPCを注文しておかなければなりません。他にもタイムカードや名刺、事務用品などの細かいものも、忘れずに準備しておきましょう。