今回はバックオフィス業務である経理のお金の管理、領収書の管理についてご紹介致します。経費計上のための領収書はしっかり保存できていますか。個人事業主の場合、経費に計上した領収書の保管は義務です。ただ、人によっては領収書がかさばってしまいがち。効率的な領収書の保管について紹介します。これから経理担当者として働きたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。今回はそんなお金の管理についてご紹介致します。
領収書の管理
現金を受領したら、証拠として領収書を発行します。
- 作成する書類
・領収書
- 業務の時期
・その都度
- 保管場所
・経理部
領収書の基本を知る
- 領収書を受け取る
領収書は、商品やサービスを提供する側が、現金を受け取ったことを証明するために発行する文書です。現金で支払いをしたら必ずその場で領収書を受け取ります。銀行振込のように入出金の履歴が残らないので、領収書だけが、いつ、いくらのお金を支払った(受け取った)かのしょうことなります。 - 領収書を発行する
現金や小切手を受け取ったら、支払った相手に対して、その場で領収書を発行します。
領収書を作成する
- 領収書にはルールがある
領収書は、改ざんを防ぐために、記載すべき項目や書き方のルールが決まっています。必要な項目が記載されていない領収書は、税務調査などで否認される可能性があります。必ず記載しなければならない項目は次の6つです。項目 注意点 ①タイトル 一番上に、「領収書」と記載する ②日付 現金を受け取った日の日付を記入する ③受取人の名前 相手の名前を記入する・「上様」はブランクと同じなので、信憑性を疑われる ④発行人の会社名と住所 領収書を発行する会社の住所と会社名を記入し、角印を押す ⑤金額 金額の前に「\」マークを、金額の後に「-」マークを記入する。また数字は、3桁ごとに「,」で区切る ⑥摘要 どんな商品やサービスに対する支払なのかを、具体的に窮する。単に「品代として」では、信憑性を疑われる - 領収書を作成したら、受け取った金額に応じて印紙を貼付する
印紙を貼付したら消印します。領収書の金額に消費税が明記されていれば税抜きの金額で判断します。印紙税の納税義務者は、領収書を発行する会社なので、貼り忘れないように注意します。
記載される金額 印紙税 5万円未満 非課税 100万円以下 200円 200万円以下 400円 300万円以下 600円 500万円以下 1,000円 1,000万円以下 2,000円
領収書がもらえなかったり失くしてしまったらどうする？
- 領収書がもらえない場合
「得意先に送ったご祝儀や香典」「電車やバスなど公共個通機関の運賃」「自動販売機で購入した飲料代」「割り勘で払った打ち合わせの飲食代」といったように、現金で支払ったにもかかわらず領収書がもらえないことがあります。また「ネットからダウンロードしたアプリケーション代」なども領収書が発行されないことがあります。そういう場合は、領収書に替わるものとして、出勤をしたあ人に出金伝票を作成してもらい、パーティーの招待状など客観的に見てお金の授受があったことを示せる証拠となるものを添付して提出してもらいます。 - 領収書を紛失した場合
領収書はもらったのだけど、ふ紛失してしまったという状況も考えられます。上記と同様に出金伝票とお金の授受があったことを示せる証拠となるものを添付して提出してもらいます。
まとめ
今回はバックオフィスである経理業務の領収書の管理について説明をしましたがいかがでしたか。なお、2015年の税制改正によって、それまで3万円未満のものでしかできなかった領収書やレシート、請求書などのスキャナーでの保存が3万円以上のものでも可能になり、電子署名の付与もいらなくなりました。さらに、2016年の改正で、領収書やレシートをデジカメやスマートフォンで撮影した画像データで保存することも可能となりました（※3）。上記の感熱紙レシート対策、さらに紙で保存する手間やコストの削減という点から、今後は、紙だけでなく電子保存するというのも管理方法として視野に入れていったほうがよさそうです。
（※3）税務署に対して事前の申請が必要です。
管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。そういったお金の管理の仕事を円滑に行うには、簿記の資格取得がおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、給与経理担当としての成長を願うなら資格取得や複業で他社の業務に携わってみてはいかがでしょうか。