今回はバックオフィス業務である経理の日々の会計処理、会計仕訳の基本についてご紹介致します。すべての経理の基本となるのが「簿記」であり、その要となるのが「仕訳」です。これは経理の仕事において、デジタル化が進んだ現在でも変わりません。まず手始めに、経理作業の必須項目「仕訳」の基礎をマスターしましょう。これから経理担当者として働きたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。今回はそんな会計仕訳の基本についてご紹介致します。
会計仕訳の基本
経理の基本は、会社の営業活動を貨幣という単位で記録することです。
- 業務の内容
・会計ソフトへの入力
- 用意するもの
・請求書
・領収書
・通帳
・現金帳など取引にかかる証憑類 - 業務の時間
・日々
- 取引の事実を知る
通帳や請求書等で、取引の事実をチェックする - 取引の内容を分析する
領収書や請求書等で、取引の原因と結果を把握する - 適切な勘定科目を使って仕訳する
会計ソフトに仕訳を登録する
経理の基本を知る
- 経理の基本とは
会社が行う日々の「取引」を貨幣という単位で記録するのが、経理の基本となる仕事です。会社が行った取引を、項目ごとに分類して記録する作業を「仕訳」といいます。簿記の世界では日本中の会社が同じイメージを持てるように、子の取引ならこの項目に分類しなさいという共通の言語を使います。この共通の言語のことを「勘定科目」といいます。 - 取引の基本とは
全ての取引には、たとえば「商品を売ったから預金の残高が増えた」というように、原因と結果があります。全ての取引を「原因」と「結果」に分解して、その内容を記録することを「仕訳」といいます。下記の取引例は次のように考えて、それぞれ適切な勘定科目に仕訳します。取引の内容 勘定科目 原因 商品が売れた 売上 結果 預金が増えた 普通預金 仕訳
借方 貸方 普通預金 １００,０００ 売上 １００,０００ - 仕訳の共通ルールを知る
取引を記録するためには、仕訳の共通ルールを覚えなくてはいけません。最近では、会計ソフトを利用して仕訳を入力する会社が多くなりました。会計ソフトを使う場合、次の基本だけ知っていれば、その他の難しい簿記の知識は必要ありません。仕訳をするときは、左側に記載することを「借方」、右側に記載することを「貸方」と呼びます。語源は諸説ありますが、まずは言葉だけを身体で覚えてください。
借方 貸方 - 資産が増加するとき
- 負債が減少するとき
- 収益が減少するとき
- 費用が増加するとき
- 資産が減少するとき
- 負債が増加するとき
- 収益が増加するとき
- 費用が減少するとき
- 会計ソフトに入力する
会計ソフトに入力すれば、日日ごとに取引を並べ替えてくれたり自動的に残高を計算してくれるので、手書きで帳簿を作成するより効率的ですし、計算ミスもないのでとても便利です。最近では手書きの伝票を作成せず、領収書や請求書、預金通帳などを見ながら、直接、ソフトに入力する会社が増えてきました。会計ソフトによって、メニュー画面は異なりますが、入力する内容は「取引の日付」「勘定科目」「取引の内容」「消費税の課税区分」などです。
一歩進んで、ソフトマスターに、「部門番号」や補助番号」「伝票番号」を登録しておけば、会計ソフトの機能を利用して、売掛帳や買掛帳を作成したり、様々な財務分析に利用することも可能です。
領収書がないとき、どうする？現金取引で領収書がないときは、出金伝票に取引の詳細を記録しておき、証拠として残しておきます。出金伝票の他、伝票には次の3種類があります。
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勘定科目の使い方
勘定科目を使うときは、取引の５つの箱を意識します。
- 業務の内容
・会計ソフトへの入力
勘定科目の基本を知る
- 勘定科目とは
取引を記録するときには、こういう取引ならこの項目に分類するという共通言語が必要です。この共通言語のことを、「勘定科目」といいます。勘定科目を使って仕訳された日々の取引が、最終的には決算書にまとめられ、会社の営業成績や財務状況を表す重要な書類となります。 - 正しい決算書を作成するために覚えること
使用する勘定科目が「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」のどれに所属する項目かだけを、常に意識する必要があります。 - 勘定科目は自由に決められる？
誰が見ても分かりやすいという点に注目するなら、できるかぎり一般的とされる勘定科目を使うことが望ましいとされています。時に金融機関や投資家が重視する貸借対照表の項目や、売上や仕入など損益計算書の基本となる項目は、一般的に使われている項目名を使用します。しかし、損益計算書の費用項目は、会社によって取引内容が異なるので、分かりやすい科目名を自由に設定しても構いません。例えばIT会社が、サーバーのレンタル費やSEO対策費を「インターネット関連費」という勘定科目にまとめることも可能です。また、文房具を「事務用品費」として処理するか、「消耗品費」として処理するかも、厳格な決まりはないので、会社が自由に決めることが出来ます。ただし、会社として1度決めたルールは、毎年継続して使うことが重要です。年度によって使用する科目が違うと、経営判断を見誤る可能性があるからです。
まとめ
今回はバックオフィスである経理業務の会計仕訳の基本について説明をしましたがいかがでしたか。仕訳のルールは、基本的に上記に挙げた8つだけです。野球のルールなどに比べれば数が少ないですね。とはいうものの、初めての人にとっては何がなんだかよくわからないと思います。突然"資産の増加"だとか"負債の増加"などといわれてもピンとこないのは無理もありません。でも大丈夫です。最終的には8つのルールを覚えこんで業務を行っていくだけです。管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。そういったお金の管理の仕事を円滑に行うには、簿記の資格取得がおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、給与経理担当としての成長を願うなら資格取得や複業で他社の業務に携わってみてはいかがでしょうか。