今回はバックオフィス業務である経理のお金の管理、仮払金の管理についてご紹介致します。ビジネスの大事な場面で必要になる出張。その出張で発生することがあるのが「仮払金」です。仮払金とは、会社の「支出」について正確な金額がまだ確定ができない時点において、概算で支出する現金や小切手などのことを指します。これから経理担当者として働きたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。今回はそんな仮払金の管理についてご紹介致します。
仮払金の管理
概算で経費を支払ったときは、実学との差額を清算します。
- 作成する書類
・仮払帳
・仮払申請書
・仮払精算書
仮払の基本を知る
- 仮払い精算とは
経費の精算方法には、次の２つがあります。
実費方式 従業員や役員が提出した領収書をもとに清算します。清算金額がズレる心配もなく、事務負担も軽く済むが、従業員が先に会社の経費を負担しなければいけません。 仮払方式 長期の出張費などは金額がかさむので、従業員の負担を軽くするために事前に「概算金額」を渡しておき、後で実際に使った金額を清算します。
「仮払申請書」を提出してもらう
- 仮払方式のとき
従業員や役員から、事前に「仮払申請書」を提出してもらいます。仮払申請書には、「申請日」「金額」「金額」「仮払いの日」「仮払いの目的」を記載し、「申請書の署名・捺印」をもらいます。
●仮払金を支払った際の仕訳例
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮払金 ５0,000 | 現金または小口現金 50,000 |
「仮払い精算書」を提出してもらう
- 渡し切りに注意する
仮払いをしたときや実費方式の時は、生産が必要です。清算しないで「渡し切り」の場合、従業員や役員に対する給与とみなされ、所得税の課税対象となります。 - 「仮払精算書」を提出してもらう
仮払精算書には、証拠となる領収書などを添付して提出してもらいます。
●仮払金を清算した際の仕訳例
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 交通費 ５0,000 交際費 20,000 現金または小口現金 5,000 |
仮払金 75,000 |
仮払帳を作成する
- 仮払金の管理
仮払いをしたら従業員や役員ごとに「仮払帳」を作って、残高管理します。
まとめ
今回はバックオフィスである経理業務の仮払金の管理について説明をしましたがいかがでしたか。経理では、仮払金の清算状況などについて別途管理をする必要があります。また、仮払いは、従業員からの申請、それに対する経理側のチェック、現金の手渡し、精算、仕訳などさまざまなステップが必要になります。そこで、仮払金の管理方法が問題となりますが、専用のソフト・フリーソフトの類を使わなくても、エクセルでも十分に管理ができます。その他の方法で、もっと管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。そういったお金の管理の仕事を円滑に行うには、簿記の資格取得がおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、給与経理担当としての成長を願うなら資格取得や複業で他社の業務に携わってみてはいかがでしょうか。