今回はバックオフィス業務である経理のお金の管理、支払い業務についてご紹介致します。販売業や製造業では商品や原材料、部品などの仕入を行う必要があります。ここで必ず行うことになるのが、支払業務です。当たり前の業務ですが、企業としての信用にも関わるため確実性と効率性が求められます。これから経理担当者として働きたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。今回はそんな支払い業務についてご紹介致します。
支払い業務
支払い業務は、他の部署と連携して、支払うべき金額の確認をします。
- 作成する書類
・買掛帳
・稟議書
- 保存する書類
・請求書
・振込明細
・領収書
買掛金の基本を知る
- 支払い業務とは
商品を受け取った時やサービスの提供を受けた時ではなく、月に1度まとめて代金を支払うのが一般的です。後で支払う代金のことを「買掛金」と言います。例えば、「２０日締めの翌月末日払い」と請求書の締め日と支払日を約束してお気、約束通りに買掛金を支払っていきます。
商品やサービスの購入から支払いまでの流れ
商品を仕入れて代金を支払うまでの流れ
| 業務 | 証憑類 |
|---|---|
| 1.商品やサービスを購入したい旨の稟議書を作成して、承認をもらう | 稟議書 |
| 2.相手先から、商品やサービスが納品される | 納品書 |
| 3.相手先から、請求書が届く | 請求書 |
| 4.請求書に基づき、相手先へ代金を支払う | 振込控え・領収書 |
| 5.支払った買掛金や未払金の消込を行い、残高を管理する | 買掛帳 |
| 6.取引の仕訳をし、会計ソフトに入力する | 仕入帳・経費帳 |
| 7.購入した商品の在庫管理を行う | 商品受払簿 |
- 請求書に決裁印をもらう
上記３の請求書が届いたら、請求書通りに支払って良いかを確認するために、上司や購買担当者から、決裁印をもらいます。請求書の余白には、決裁印をおすための四角い枠をつくっておきます。 - 稟議書を作成する
１０万円以上の資産を購入したり、高額な接待をしたり、リースを組んだりなど、社長や上司からの決裁が必要な案件については、事前に稟議書を作成します。
支払が完了したあとの作業をマスターする
- 領収書や振込明細を保存する
支払が完了したら、領収書を受け取って保存しておきます。銀行振込で支払う場合は、振込の際に発行される「振込明細書」を領収書の代わりに保存します。ネット通販やダウンロード販売で商品を購入する場合は、確認メールや取引画面のキャプチャー画像を支払の証明として、印刷し保存しておきます。
まとめ
今回はバックオフィスである経理業務の支払い業務について説明をしましたがいかがでしたか。「支払業務」とは、仕入先に代金を支払うことです「過去の取引」と「出金金額」を確認し、どの取引に対する出金があったのか、確認しておきます。この作業を「消し込み」と呼びます。これにより、未決済の「買掛残高」の内訳が明らかになり、請求や支払の漏れを極力回避することにも繋がります。。管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。そういったお金の管理の仕事を円滑に行うには、簿記の資格取得がおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、給与経理担当としての成長を願うなら資格取得や複業で他社の業務に携わってみてはいかがでしょうか。