バックオフィスとは、経理、会計、総務、庶務、人事など、セールスや顧客対応などを行う営業部門やマーケティング部門などを後方支援する部署や業務のことです。 売り上げには直接関わりがないが、会社の円滑な運営に欠かすことができない業務です。さて、幅広い業務を手がけていそうな人事はどのような業務内容を行っているのでしょうか。就職や転職を経験した人であれば、採用業務を想像しやすいかもしれません。しかし、人事という職種は、必ずしも採用だけを手がけるわけではありません。今回は人事の仕事内容や役割、実際に人事として働いている方が感じる面白さや難しさなどについてご紹介します。
人事の仕事内容とは
そもそも、人事の役割とは？
人事が担っている役割は、「人材の供給によって会社の経営戦略を支援すること」です。
例えば優秀な人材を採用することも、社内組織を最適化することも、そして社員が働きやすい環境づくりをすることも、人事としての役割を果たすための方法に過ぎません。一つひとつ人事の仕事内容は違うように見えても、仕事の仕事内容の役割は同じです。
人事の仕事内容について
人事の仕事内容は、大きく下記の5つに分類することができます。
①採用活動
新卒から中途採用まで、年間の採用計画を作成して会社の採用活動全般の取組みを行います。必要な人材を獲得するための実務として、採用計画・採用方針などを策定し、実際のアクションプランへの落とし込みを行い、企業によっては、プロセスのどこかに他の部門が関わることもありますが、採用活動全体を管理し、質の高い採用を実現させる役割を担っています。つまり、事業目標の達成のために必要な人員の計画を立て、人材を確保するための業務を行います。具体的には、応募者の面接はもちろん、就活生や求職者に自社を広く知ってもらうための企業説明会や、求人サイト上での企業説明のほか、近年ではソーシャルメディアを活用したり、自社メンバーに知り合いを紹介してもらったりと、多岐にわたる行動や能力が求められます。
②教育・研修
企業のビジョンを実現するために、必要な人材を育成するための研修や教育業務を担っています。社員を育成するための研修内容を策定したうえで予算を確保し、実際の研修を開催・運営します。研修の講師などを外部に委託することはありますが、研修内容を立案してコーディネートする役割は人事の業務であることが多いです。また、教育・研修は社員のレベルに合わせて行います。新人研修、入社３年目研修、マネジメント研修など、研修の内容はさまざまであり、宿泊をともなう研修も実施します。
③人事評価関連
従業員の評価が上司の主観的なものにならないように、会社としての評価基準の作成を行います。賞与算定の基礎となるものであり、従業員のモチベーションを高く保ち続けてもらうためにも非常に重要な仕事です。透明性・公平性をもった人事評価制度を策定・運用することで、社員のモチベーションを上げ、企業の業績を上げると同時に、長く勤めてもらうシステムを築くことが、人事評価の最終的な目標です。
④人事制度企画(組織風土の構築)
従業員がいきいきと働くための環境づくりも人事の仕事に含まれます。社員同士の関係性を良くするためのイベント企画や、社内報など、コミュニケーションを促進する仕組みづくりを行います。人事制度がうまく運用されていない場合、社員のモチベーションの低下や離職率が上がるといった事態にも陥りかねませんので、人事制度の立案には、専門的な知識が必要になります。
⑤労務関連
社会保険手続、勤怠管理、給与計算、健康診断、福利厚生業務や安全衛生管理などが主な仕事です。書類やデータを取り扱うことが多く、派手さはありませんが、どれをとっても従業員が安心して働くために必要なことばかりです。最近では職場での過労死、うつ病などのメンタルヘルス発生が社会問題になっており、メンタルヘルス対策にも注目が集まっています。
人事業務の内容ごとに合う性格や特性とは
人事業務について、それぞれに合った性格・特性というものがあるのかについてご紹介致します。全てにおいて一概にまとめられるものではありませんが、やはり適性はあるものと考えています。
①採用活動
採用担当者は、「どんな人物を採用すべきなのか、どんな人物は採用してはいけないのか」等をきちんと理解している必要があります。また、自社の事業内容や経営戦略を理解している必要もあります。採用計画に基づいて、人を見定め、柔軟にやり取りできるコミュニケーション能力や分析能力を持っている人材が、採用担当者に適していると思います。
②教育・研修
人材教育・研修に携わる人は、高い管理能力や長期的な目線での計画設計する能力を求められます。教育や研修の結果は、一朝一夕では出るものではないため、効果をこまめに確認する忍耐力も必要です。また、結果が出ないときに何が原因なのかをしっかりと分析することも重要です。人の能力を見極め、能力に応じたレベルの教育を与えられるようにすることが、教育・研修担当者が備えるべきスキルになります。
③人事評価関連
評価担当者は、教育・研修担当者に求められる管理能力に加え、評価を受ける相手にとってマイナスにならないような伝え方が求められます。また、できるだけフィルターを外した客観的なモノの見方が求められ、見えないことを数値化する能力も求められます。人事評価は一面からの評価だけでなく、多面的な評価を行う必要もあるため、短絡的に考えてしまう人や感情的に考えてしまう人には向いていないといえます。
④人事制度企画(組織風土の構築)
組織風土は抽象的であいまいな概念ではありますが、会社の業績だけでなく、ブランディングや社員のモチベーション、離職・定着にも関わる、とても重要な概念です。そのため、それを推進する担当者は、自社の「現状」と「理想」についてよく理解している必要があります。経営理念や方針など経営者が目指したい方向性と、従業員の意識や価値観などが乖離していたり矛盾していたりする場合があります。それらを人事担当者は上手く調整していく必要があり、様々な部署の方とのコミュニケーション能力はもちろん求められます。その他にも幅広く業務の知識や経営者の考え、従業員の気持ちなど様々なことを理解できる人が向いています。
⑤労務関連
労務の職務は比較的定型的ではあるものの、締め切りもあり煩雑です。そのため、納期管理能力やミスのない事務遂行能力が求められます。各部署との連携も必要になるため、コミュニケーション能力を鍛えることも大切です。また、法律関連の知識も必要となりますので、そういった内容の学習がしっかりと行えることは重要です。
まとめ
人事の仕事は、会社全体の中でも重要なポジションです。「やりがいはあるが、つらい」「忙しすぎる」とついマイナス面ばかりが目についてしまい、「やめたい」と感じてしまうこともあるかと思いますが、人事というポジションだからこそ感じることができるやりがいも多くあります。
まずは、自分が採用した社員の活躍する姿を見ることができる点です。人事は、社員の評価や昇格・昇進などの個人情報を持っているので、業務の悩みを他部署の人に相談がしにくいといったことも悩みの一つとしてあるようです。しかし、社員一人ひとりとコミュニケーションを取る機会も多く、新卒採用や中途採用など、自身が採用に携わった社員との関わりを入社後も継続していくことができます。
自分が面接をした人が成長する姿、楽しそうに働く姿を見ることで、「人事」という仕事へのやりがいを感じることができます。また、人事の仕事は先述したように、企業戦略と直結する業務が多く含まれています。そのため、仕事を行うことで経営に大きく貢献することが可能です。
影響力がある仕事でもあるため、責任も伴いますが、戦略的・長期的な視点で業務を行い、経営に関わることができる点は、大きなやりがいにつながります。また、規模の大きな企業であれば、仕事内容を分担して担当することもあります。また、総務部や管理部が上記の役割の一つを担うこともあります。
逆に人数の少ないスタートアップであれば、一人の担当者が全てをこなすという例もあります。どんな企業に入るかで人事として行える仕事内容は少し変わってきますのでご注意ください。