今回はバックオフィス業務である年末調整の基本についてご紹介致します。「一人別源泉徴収簿」と「源泉徴収票」を作成します。「給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿（以下、源泉徴収簿）」は、給与支払者（源泉徴収義務者）が、月々の給与に対する源泉徴収や年末調整などの事務を正確・能率的に行うため、給与所得者から申告された控除対象扶養親族等の状況、月々の給与額及びそれに対する徴収税額等を各人ごとに記録しておく帳簿です。国税庁がそのフォーマットを作成・提供していますが、あくまでも源泉徴収義務者の事務の便宜のためであり、法令で定められたものでもありません。よって、この様式ではなくても、他の給与台帳等によって毎月の源泉徴収の記録等がわかり、年末調整のために使用できるものであれば、それを使用しても問題はありません。この時期になると、うんざりする担当者も多いのではないでしょうか。今回はこういった年末調整の基本についてご紹介致します。
「一人別源泉徴収簿」と「源泉徴収票」を作成する
年末調整が終わったら、その結果をアウトプットします。削除:
- 配布する書類
・一人別源泉徴収簿
・源泉徴収票
- 検索場所
【一人別源泉徴収簿】
国税庁/給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿の作成
【源泉徴収票】
国税庁/給与所得の源泉徴収票
「一人別源泉徴収簿」の基礎を知る
- 一人別源泉徴収簿とは
一人につき1枚作成します。月々の給与の額、給与から天引きした社会保険料の額、扶養控除の金額や保険料控除、住宅ローン控除の金額など、「源泉徴収簿」に沿って計算すれば、年末調整を正しく計算できるという優れものです。「源泉徴収票」は、「源泉徴収簿」の数字を転記すれば簡単に作成できます。 - 源泉徴収票を作成する
削除: 「源泉徴収票」とは、会社が支給した1年間の給与支給額や源泉徴収した所得税の金額を証明するための書類で、法律で作成が業務づけられているものです。「源泉徴収票」は同じものを4部作成し、1部を税務署に提出し、1部を給与所得者本人に交付します。翌年1月31日までに交付すればよいため、その年の最後の給与か翌年1月の給料(または賞与)支給時に給料明細書と一緒に渡します。残りの2部は、各人の1月1日現在の住民票所在地の市区町村に提出します。市区町村に提出する書類のことを、「給与支払報告書」と言います。
課不足額を調整する
年末調整の課不足額が計算出来たら、給与と納付する源泉所得税の両方を調整します。
- 業務の時期
・給料明細書
12月最後の給料(賞与)または翌年1月の給料
・納付書
翌年1月10日(納期の特例の適用がある場合は1月20日)
- 課不足額を給与(又は賞与)に反映する
削除: 各人ごとに、徴収または還付する。 - 課不足額を「給与所得・退職所得などの所得税徴収高計算書」に反映する
1月に納付する源泉所得税から、課不足額を加減算する
課不足額を「給与明細書」給与所得・退職所得などの所得税徴収高計算書」に反映する
- 差額を還付する
源泉徴収をした所得税(と復興特別所得税)の合計額が、年長年税額より多い場合は、その差額を還付します。少ない場合は不定額を徴収します。加減算の時期は11月最後の給料や賞与が一般的ですが、翌年1月の給料で調整しても問題ありません。 - 課不足額を給与明細書に反映する
名目に決まりはありませんが、「年調還付金」または「年末調整額」といった分かりやすいものにします。還付の場合は、金額をマイナスで表記し、徴収の場合はプラス表記します。
課不足額を「給与所得・退職所得などの所得税徴収高計算書」に反映する
- 1月10日(納期の特例場合は1月20日)に納付する納付書
通常通りの「源泉徴収税額」から、年末調整の過不足額を加減算します。
| その月に支払うべき源泉徴収税額 ＝通常の源泉所得+「年末調整による不足税額」-「年末調整による超課税額」 |
- 年末調整の仕訳例12月最後の給料と一緒に年末調整を還付する
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 給料手当 430，000 削除: 預り金(所得税) 20，000 |
現金または未払金 347，000 削除: 預り金(所得税) 30，000 削除: 預り金(住民税) 25，000 削除: 預り金(健康保険料) 15，000 削除: 預り金(厚生年金保険料) 20，000 削除: 預り金(雇用保険料) 3，000 |
所得税の納付の仕訳例
1月10日に源泉徴収した税金を納付するときは、預かった3万円から還付した1万円を引いて納付する
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 預り金(所得税) 20，000 | 現金または預金 20，000 |
末調整の還付金がひと月分の税額より多いとき年末調整の加減算の結果、還付金が多くて、1月に納付する税額がマイナスとなった場合は、その計算過程及び納付額0円と記載した納付書を所轄税務署に提出します。その際、還付しきれなかった税額を「摘要」欄に記載し、2月に納付する所得税額から相殺します。還付金額が大きくて、2月分の納付税額からも相殺しきれない場合は、「還付請求書」を作成し、「還付請求書を作成し、税務署に還付申請をします。 |
「給与支払報告書」を提出する
源泉徴収票を作成したら、うち2枚を市区町村に提出します。
- 作成する書類
・給与支払報告書(個人別明細書)
・給与支払報告書(総括表) - 提出先
・給与所得者の住民税所在地の市区町村 - 検索場所
・各地方自治体のホームページ/給与支払報告 - 提出期限
・1月31日まで- 給与支払報告書(個人別明細書)を作成する
源泉徴収票を4枚作成し、うち2枚を市区町村提出用に使う - 給与支払報告書を市区町村ごとにまとめる
給与支払報告書は、給与所得者の住民税所在地に提出する - 給与支払報告書(総括表)を作成する
給与支払報告書(個人別明細書)の表紙として使う - 市区町村に提出する
1月31日までに、郵送またはインターネットで提出する
- 給与支払報告書(個人別明細書)を作成する
「給与支払報告書(個人別明細書)」を作成する
- 「個人別明細書」の記載内容
「源泉徴収票」と同じです。「源泉徴収票」を4枚作成し、うち2枚を「給与支払報告書」として使用します。
「給与支払報告書(総括表)」を作成する
- 「総括表」は各地方自治体ごと
各地方自治体ごとに1枚「個人別明細表」の表紙として作成します。年末になると、各自治体から「給与支払報告書(総括表)」が送られてきますが、今年その市区町村に十要員や役員が住んでいなければ、提出する必要はありません。お年から提出する市区町村の「給与支払報告書(総括表)」は、自治体ホームページからダウンロードするか、年末調整ソフトを使って印刷します。
「給与支払報告書(総括表)」を提出する
- 市区町村に提出する
「個人別の給与支払報告書」に「総括表を添えて、1月31日までに、従業員の月1日現在の住民票所在地の市区町村に提出します。前年中に退職した人は、退職した日現在に居住する市区町村長に提出します。 - 電子で提出する
紙の提出に変えて、インターネットを利用した住民税の電子申告システム(eLTAX)による申告が出来る市区町村も増えています。eLTAXを利用する場合は、「eLTAX地方税のポータルサイト」から手続きを行います。
年末調整のやり直しはできるのか？年末調整が終わった後に、結婚や離婚などで扶養控除の金額が変わった、新しく生命保険に加入した、保険料控除の証明書が見つかったなどの理由で、税額が変わってしまうことがあります。その場合、「扶養控除申告書」や「保険料控除申告書」を再提出してもらえば、翌年1月31日まで、年末調整をやり直すことが出来ます。1月末を過ぎてしまったら、本人に確定申告をしてもらいます。 |
まとめ
今回は年末調整の中でも年末調整の「一人別源泉徴収簿」と「源泉徴収票」の作成や課不足額の調整すること及び「給与支払報告書」の提出についての基本的な説明をしましたがいかがでしたか。年末調整は、源泉徴収簿と従業員から回収した申告書類の内容をもとに、従業員一人ひとりの1年間の給与および源泉徴収した所得税額を再計算し、過不足分の調整を行います。また、源泉徴収簿は法令で定められていない帳簿です。そのため、源泉徴収票と違い国税庁や従業員に提出する必要はありません。とはいえ、年末調整の処理をスムーズに行うために必要な書類であることは間違いありません。また、国税庁発行の源泉徴収簿は記入すべき欄が多いため、記入漏れや金額の計算ミスなどに注意する必要があります。今回ご紹介した源泉徴収簿の作成方法に加えて国税庁のホームページに記載されている説明も確認したうえで、慎重に源泉徴収簿への記入を行いましょう。管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。そういった給与計算の仕事を円滑に行うには、社会保険労務士の資格取得がおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、給与計算の担当としての成長を願うなら資格取得や複業で他社の業務に携わってみてはいかがでしょうか。