今回はバックオフィス業務である営業事務のお仕事についてご紹介致します。営業事務とは、主に営業部門や営業職のサポート・バックアップをする仕事です。事務作業的な側面から関わることが多いですが、その自分の努力が、営業部門に計上される「売上」というはっきりとした結果になって返ってくる点が、他の事務職との大きな違いであり、やりがいを感じられます。これから経理担当者として営業事務で働きたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。今回は見積書の作成についてご紹介致します。
見積書を作成する
見積書は、相手に取引を決断させるために作成します。
- 作成する書類
・見積書
見積書作成の流れ
- 見積書を作成する
見積書の内容で、受注できるかどうかが決まる - 契約書を作成する
取引の内容や決裁の条件を記載する - 発注書又は注文書を受け取る
請求書を作成するもとになる書類 - 納品書を作成する
先方に納品されたことを確認してもらう - 請求書を発行する
納品が完了したら、相手方に請求する - 売掛金台帳に記入する
得意先ごとに、発生と入金の履歴を記録する - 入金を確認する
入金が完了すると、取引は終了
見積書の基本を知る
- 見積書とは
見積書の作成は、「受注」に至る前の大切なプロセスです。まだ契約を検討中の相手に対し、取引の内容や取引金額、納期などを提示し、受注を促すために作成します。見積書をもとに内容や金額の交渉が行われるので、一つの取引で複数の見積書を発行することもあります。見積内容にお互いが合意すれば、いよいよ契約という流れになります。見積書は、まだ契約の前段階で予想金額を提示するものなので、実際の請求金額と違ったりすることもあります。また見積書を発行したのに受注できないケースもあります。
見積書の作成と管理
- 見積書を作成する
見積書には、次の事項を記入します。
項目 記入の際の注意事項 宛先 会社名を省略したり、相手の役職名を間違えないように気を付ける 見積書番号 見積書は同じ取引に対して何枚も作成することがあるので、番号で管理する。また請求書漏れを防ぐために、請求書にも同じ番号を記入する 発行日 見積書の有効期限を決めるために、必ず記入する 担当者の氏名・連絡先 会社名・住所・電話番号・メールアドレス・担当者名を記載し、会社の角判を押印する 件名 取引の内容が相手に伝わりやすい文言で記入する 取引の内容 商品やサービスの内容を具体的に記入する 見積金額 商品やサービスごとに単価を記入し、最後に合計額を記入する 消費税 見積額に消費税が含まれているか、いないかを明記する 納期 具体的な日付を記入せずに、「受注後〇日以内」などと記入することもある 納入場所 「貴社指定場所」などと記入する 見積書の有効期限 相手に受注を促すために作成する。あまり長く設定すると価格変動に対応できないので、2週間から1か月程度が一般的 補足説明 見積書を作成するにあたって、条件などを記載する。「上記は、○○の条件でお見積りさせていただきました。××が必要な場合は、別途お見積もりいたします」などと記入しておく - 見積書を管理する
見積書は、作って終わりではありません。見積書を作成したら、相手先に請求して入金を確認するまでが経理の仕事です。そのために、まず取引先ごとにバインダーをつくって、見積番号順にファイルします。見積書の期限が来たら、必ず受注の有無を言え業担当者に確認します。受注が無いことが確定した場合は、見積書に「受注無し」と記入し、再見積もりとなった場合は、同じ案件だということが分かるように、最初の見積番号に枝番号をつけてファイルします。受注が確定した場合でも、ないように変更が無いか確認するなど、絶対に請求漏れを起こさないという強い気持ちを持つことが大切です。
まとめ
今回はバックオフィスである経理業務の営業事務である見積書の作成について説明をしましたがいかがでしたか。営業組織の管理業務が中心の場合は、クライアントとの契約や売上、入金などの全体管理を行いますが、営業担当者のアシスタント業務が中心の場合は、外出している営業に代わってクライアントとの電話やメール応対や、見積書・納品書の作成、書類発送などを行います。管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。そういったお金の管理の仕事を円滑に行うには、簿記の資格取得がおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、経理担当としての成長を願うなら資格取得や複業で他社の業務に携わってみてはいかがでしょうか。